7 conseils pour mieux gérer ses impayés
La gestion des impayés est un défi majeur pour les petites entreprises (TPE), souvent à l'origine de nombreuses faillites. Selon le dernier rapport de l’Observatoire de la Trésorerie d'Axonaut pour le premier trimestre 2024, bien que les impayés aient baissé et que la trésorerie ait augmenté, les TPE restent dans une situation financière complexe.
Retrouvez l'article de Solutions Numériques pour compléter notre introduction.
Voici sept conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos impayés et assurer une meilleure santé financière de votre entreprise.
1. Rédiger des Conditions Générales de Vente (CGV) Précises
Les conditions générales de vente (CGV) sont essentielles pour prévenir les impayés. Elles doivent être claires, précises et détaillées, constituant votre premier rempart contre les litiges. Un document d'une page peut suffire pour spécifier les délais de paiement, les modalités de livraison, les produits et prestations offerts, ainsi que les obligations RGPD si nécessaire. Par exemple, si vous avez une entreprise de BTP, mentionnez que vous prenez des photos à la fin de chaque chantier et que l'acceptation des CGV implique l'autorisation de prendre ces photos.
2. Obtenir un Devis ou un Bon de Commande Signé
Avant de lancer un projet, assurez vous d'avoir un devis ou un bon de commande signé par votre client. Cela garantit leur engagement et sécurise votre démarche. Pour faciliter et accélérer ce processus, adoptez la signature électronique via des opérateurs comme Yousign ou des solutions digitales intégrées permettant la gestion complète de votre entreprise comme Axonaut. Cela permet d'envoyer rapidement les factures et de démarrer les projets sans délai.
3. Demander des Acomptes
Exigez des acomptes pour minimiser les risques financiers. Que vous vendiez des produits ou des prestations, un acompte valide l'engagement du client et vous assure une rentrée d'argent initiale pour couvrir les premiers coûts. Par exemple, dans le cadre d'une prestation, expliquez au client que l'acompte bloque des plages horaires dans votre agenda, ou qu'il couvre les frais initiaux pour un produit.
Retrouvez notre vidéo à ce sujet sur notre chaîne Youtube.
4. Maintenir une Communication Claire
Une communication claire est cruciale pour éviter les retards de paiement. Assurez-vous que toutes vos factures contiennent les coordonnées bancaires complètes et, si c'est la première facture pour un nouveau client, joignez un relevé d'identité bancaire (RIB). Dès le début de la relation avec un client, identifiez clairement la personne ou le service responsable du règlement des factures pour éviter les confusions et les retards inutiles.
5. Établir une Procédure de Relance des Impayés
Mettez en place une procédure structurée et efficace pour relancer les impayés. Utilisez des outils digitaux comme Axonaut qui intègrent la gestion des impayés dans leur logiciel. Vous pouvez lire notre article à ce sujet.
Programmez des relances automatiques selon un calendrier précis (par exemple, à 15 jours et 30 jours après l’échéance). Si vous travaillez en équipe, assurez vous que tous suivent la même procédure pour garantir la cohérence et l'efficacité des relances.
6. Vérifier la Solvabilité des Clients
Avant de s'engager avec un nouveau client, vérifiez sa solvabilité. Utilisez des outils comme Rubypayeur qui centralisent les informations financières des entreprises et signalent les éventuels retards de paiement ou les procédures judiciaires en cours. Cette vérification préalable vous permettra d'éviter les clients à risque et de sécuriser vos transactions.
7. Avoir une Meilleure Solution de Repli (MESORE)
Préparez une meilleure solution de repli (MESORE) pour gérer les impayés déjà existants. Si les six premiers conseils échouent, envisagez des partenariats avec des sociétés de recouvrement comme Rubypayeur. Leur méthode de recouvrement, basée sur le principe du "name and shame" (nommer et couvrir de honte), peut s'avérer efficace. En cas d'impayé non réglé, l'entreprise défaillante est inscrite dans un annuaire accessible à d'autres entreprises, ce qui peut les inciter à régulariser leur situation pour préserver leur réputation. Vous pouvez lire l'article sur Rubypayeur.
En suivant ces sept conseils, vous pourrez mieux gérer vos impayés, améliorer la trésorerie de votre entreprise et minimiser les risques financiers. La prévention et la rigueur dans la gestion des impayés sont essentielles pour assurer la pérennité et le développement de votre TPE.
Courage et construisez vos remparts.
Sources et Affiliation
Les images respectives des marques Axonaut et Rubypayeur proviennent de la banque d'images de ces deux entreprises et sont soumises à leurs droits d'auteurs. La miniature de la vidéo est sous les droits d'auteurs de Les Opportunistes.
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